パソコンのファイリングは、

　デスクトップ上にたくさんのファイルを並べて使っているとファイルを開くときに非常に便利です。
しかし、パソコンは一度に表示できるファイルの容量が制限されています。”搭載メモリ”と呼ばれるものがその制限容量に当たります。 一昔前のパソコンのように画面がフリーズして、強制終了しないといけないようなことは少なくなりましたが、あまり多くのファイルをデスクトップ上に配置したり、一度にたくさんのファイルを開いているとパソコンの処理速度が低下したり、最悪の場合フリーズして、作業中のファイルデータを全て失うハメにもなりかねません。

　デスクトップ上には、なるべくファイルを置かない！　

もしどうしてもデスクトップ上にファイルを置きたい場合は、ショートカットを作成して、それをデスクトップ上に配置しましょう。

フォルダの中にさらにフォルダがある場合：

このようなファイルとフォルダが同じフォルダ内に混在するような状態は極力控えましょう。 ファイル数が少ない場合は特に問題ありませんが、ファイルやフォルダの数が増えてくるに従ってファイルの検索に時間が掛かるようになります。

例えば、ファイルを名前順に並べ替えた場合、下記の図ようにキチンと並べ替えされません。 フォルダはフォルダ、ファイルはファイルと、それぞれ別々に名前順に並び替えられてしまい、検索時間が2倍掛かります。

どうしても分類し難いファイルはフォルダ内に”その他”フォルダなどを作成して、その中に保存しましょう。

　あなた専用のパソコンの場合には、自分の好きなようにファイルを管理すれば良いですが、二人以上で一台のパソコンを管理する場合には少々注意が必要です。

　ユーザーアカウントの追加

　「保存したはずのファイルが見当たらない！」　こんなときには”検索機能”がファイルを探し出してくれます。

　検索機能を使っても発見できないファイルは、名前が間違っているか、既に削除されているかのどちらかです。 もう一度ファイル名をチェックしましょう。 それでも見つからない場合は、素直に諦めるしかありません。 また、このようなことが二度と起こらないように、毎日バックアップを取っておくことをお勧めします。

便利ソフト：　インターネット用画面上からパソコン内のファイル検索ソフト
　　　　　　　　　　●　 MSN Tool Bar
　　　　　　　　　　● 　Google Desktop

　一度失ったファイルは二度と戻ってきません。特にパソコン初心者の方は、このようなファイルの紛失が発生しやすいため、定期的にファイルのバックアップを取ることをお勧めします。

さらに、パソコン内のハードディスク（記憶装置）にも寿命があります。ハードディスクが壊れた場合、保存されているファイルは全て破壊されているので復元するのは非常に困難です。

重要なファイルは最低でも毎週バックアップを取り、不測の事態に備えましょう。

便利ソフト： Realsync （ファイルやフォルダを自動的にコピー）

　メールは相手がどこにいようが、何時であろうが瞬時に用件を送ることができる便利なシステムです。
送信側には便利なこのシステムも、受信側の方は膨大な量のメールを裁かなくてはならず、非常に骨の折れる作業です。

メールの返事は早ければ早い方が良いですが、当日処理が原則と言えるでしょう。用件を処理できていない場合でも、一旦受け取った旨の返信と進捗状況を伝えるのが最低限のマナーです。 返信内容が複雑で時間が掛かりそうな場合は、極力電話で用件を済ませてしまうと時間の節約になります。

　フォルダを追加して整理

　自動仕分け機能　（Microsoft Outlookの場合)

　ウィルスチェック

あなたのサイトはいつもウィルスに狙われています。ウィルスソフトは必ずパソコンにインストールしましょう。 また、ファイルがウィルスに犯されても、すぐに仕事を再開できるように必ずバックアップファイルの作成を常日頃から心がけましょう。

　翌朝出社したら、あなたの書類が棚ごと無くなっていたりすることは、火事や泥棒でも入らない限りまず起こりえないことです。
しかし、パソコンに保存されている書類やメールのやり取りの履歴は、悪質なウィルスやハードディスクの不具合により、瞬時に消えてしまうリスクを常に抱えています。パソコンはお金で買えますが、失ったデータはお金では買えません。