| ■ どれに収納する？ |
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カテゴリーごとの分類が完了したら、ファイリングするための収納スペースと、どのような形状のフォルダに収納するのが最適なのかを見極めましょう。。 |
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| ■一言でフォルダと言っても。それぞれに特徴があります。まずは、その特徴を理解しましょう！■ |
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● トレー
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新たに受け取る書類やまだ分類していないものを管理するのに非常に便利です。
トレーを五つも六つも重ねるものではありません。これではその中の書類を全て把握するのが非常に困難です。 ファイリングとは、あるべき場所に書類が収まり、必要なときに直ぐに取り出せる状態を言います。 トレーは三つあれば十分です。
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未処理トレー ： 最上段
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まだ手を付けていない書類は”未処理トレー”へ！
同僚にも、自分への書類や郵便などは、この一番上のトレーに入れてくれるように言っておけば外出中も机の上が乱れることはありません。 |
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保留トレー ： 中段
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担当者の不在や取り掛かっても処理できなかった書類は、この”保留トレー”へ！
しかし、このトレーにあまり書類を放置すると、後々仕事の段取りに影響するので、要注意！ |
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処理済トレー ： 最下段
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用件が片付いた書類は一番下の”処理済トレー”へ!
これらはなるべく、その日の夕方や手の空いた時間に、ファイリングすべき場所へ速やかに移動させること。 |
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● クリアーファイル
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毎日使用する書類や報告書のような記入用紙を、引き出しのようなイメージで保管しておくのに役立ちます。
クリアーファイルは非常に便利ですので多用しがちです。だからと言って、何でもかんでもクリアーファイルに放り込んではいけません。
外出用のフォルダとしてや未処理書類の一時的なファイリング場所と考えるべきです。
例えば、「まだ、プロジェクトの初期段階でファイリングするにも、わざわざ専用のフォルダを作成 するには書類が少なすぎる」と言った場合の“繋ぎ”として使用するに非常に便利です。
また、引き続きクリアーファイルを使ってファイリングをするような場合は、シールやポストイットなどを使って必ず名札をつけること！束にしてもすぐ見つけ出せますし、とにかく探すのに時間が掛かりません。
デスクの上で管理する場合はブックスタンドなどに入れ、必ず立てた状態で保管しましょう。
同じ書類のみ入れる
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クリアーファイルには、例えば、カタログならカタログのみ、伝票なら伝票のみと言った具合に同じ分類のものを入れるようにしましょう。同じファイルに伝票、カタログ、ファックス、郵便などいろいろなものを入れてはいけません。
出来る限り一時的なクリアーファイルの使用は多用せず、書類を受け取った”その場”でその用件を片付けて、ファイリングしてしまいましょう！ |
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● クリアブック ： クリアーファイルがブック状になったもの。
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現在進行中のプロジェクトの資料などの使用頻度の高い書類をファイリングするのに有効です。
何でもかんでも入れない
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各ブックには必ず名前を貼り付けて管理しましょう。また、フォルダは得意先ごとや進行中のプロジェクトごとに管理し、一つのフォルダに2つも３つも異なった案件の書類が混在しないようにしましょう。 |
手に届くところに
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日々使用しそうな資料などは、このクリアーブックにファイリングし、いつでも直ぐに手の届く机の上に保管するのが良いでしょう。また、この場合もブックは横積みせず、必ず立てて保管しましょう。 |
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● 紙製フォルダ
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得意先ごとや五十音別ごと、などの細分化されるファイリングに適しています。机に上や、引き出し入れても非常に使いやすいフォルダです。
事前に名前を付けるところも飛び出していて、名札部分の高さが異なったフォルダを組みわせてファイリングすると見た目も非常にスッキリします。
引き出しに収納する場合は、フォルダに両脇にフックが飛び出した吊り下げタイプのものを選ぶとより一層引き出し内部のスペースを有効活用できます。 |
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● バインダー式、穴あけ式フォルダ
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膨大な量の資料や使用頻度のそれほど多くない書類をファイリングするのにオススメです。
書類に穴を開けたり、直接押さえてファイリングするので、たくさんの書類をファイル出来ます。
書類自体を直接ファイリングするため、かさばらないのが特徴です。しかし、フォルダ自体が厚みのあるものが多いため、机の上に保管するにはやや場所を取り過ぎます。本棚やキャビネットに入れて使用しましょう。 |
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● ブックスタンド（書類立て）
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このブックスタンドなくしてファイリングは成り立ちません。
とにかく書類を横済みしないこと！
書類の場所を決める、作る、収納するための必須アイテムです。 |
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